Microsoft To Do
11/04/2021
Microsoft Teams
25/04/2021Microsoft To Do
11/04/2021Microsoft Teams
25/04/2021La transformación digital
Introducción
El aumento en la productividad es un objetivo de la mayoría de las organizaciones actuales, que se ven obligadas a innovar en sus modelos de negocios y a utilizar los recursos con más inteligencia para enfrentar crisis económicas repetitivas y un incremento sostenido en la competencia. Muchas veces las empresas compran tecnología por las razones equivocadas: mantener el nivel de actualización tecnológica o reducir costos.
También está presente el desafío de aquellos que utilizan la tecnología. El cambio es visto por los empleados como una imposición y hay falencias en la colaboración o apatía para desarrollar el conocimiento. Como resultado, los cambios propuestos nunca se llevan adelante y los problemas permanecen sin resolución.
Los rápidos avances en la tecnología han facilitado y acelerado la toma de decisiones, incrementado su impacto, sin importar si esas decisiones son buenas o malas. Sin embargo, obtener mayores beneficios de las inversiones en productividad depende principalmente de la forma en que las nuevas formas de trabajar se integran y desarrollan en la organización.
Productividad
Las personas siempre se han sentido atraídas hacia la redefinición de los procesos para mejorar el uso de sus capacidades y expandir su potencial. Los procesos de las compañías han sido transformados por el motor a vapor, la electricidad y el microprocesador.
En la era de la producción en masa, las organizaciones priorizaron siempre la eficiencia por sobre una sensación de compromiso entre los empleados. La productividad fue siempre definida como la relación de la salidas con las entradas, la reducción de costos y el incremento de valor.
En la cuarta revolución industrial presente en nuestros días, la tecnología está fusionando nuestras realidades físicas, digitales y biológicas, cambiando drásticamente la economía y las industrias. Las empresas necesitan un nuevo enfoque sobre la productividad, que considere la empatía, la colaboración, la ubicuidad y distintas maneras de maximizar la atención para concentrarse en los desafíos del presente y del futuro.
Tecnología
Toda empresa tiene un propósito y, para alcanzar sus objetivos, las organizaciones son divididas en departamentos especializados. Mientras esta separación puede proveer foco, también causa problemas a medida que estos grupos son segmentados en sus misiones y objetivos.
Los departamentos también son divididos en sus estrategias de IT, ya que generalmente acceden de manera individual a las áreas de IT buscando soluciones a los impedimentos para lograr sus objetivos con eficiencia. Como resultado, las implementaciones de tecnología carecen de capacidades de integración con el resto de la organización y pueden producir diferencias significativas entre los resultados esperados y los obtenidos.
Esta falta de alineación entre la expectativa y la realidad produce el llamado "desplazamiento de objetivos" (goal displacement), que modifica la visión de la tecnología como un "habilitador" para convertirla en un "bloqueador". Para resolver el efecto del desplazamiento de objetivos, las empresas deben comenzar a focalizar la atención nuevamente en los desafíos o problemas de negocios (junto con las misiones y objetivos que impiden alcanzar) y los departamentos deben diseñar soluciones para resolver las deficiencias de los procesos de negocios, habilitar a los empleados a cumplir sus roles y gestionar sus responsabilidades (identificando los comportamientos requeridos), para finalmente identificar las tecnologías que permitan habilitar una implementación más rápida y fácil de las soluciones necesarias.
Fases
La implementación exitosa de una iniciativa de productividad en el lugar de trabajo significa identificar los estados que las organizaciones deben atravesar durante ese camino de evolución e innovación. La visión de Microsoft identifica cuatro fases:
- Despliegue
- Es el proceso de implementación de la infraestructura para que la solución esté disponible para su uso en la organización.
Generalmente los departamentos de IT son presionados para implementar rápidamente la tecnología, que no siempre se transforma en el uso de las soluciones por parte de los empleados. Las personas de una empresa reciben poco entrenamiento o no son objeto de la comunicación apropiada para aprovechar al máximo el tiempo y esfuerzo de IT utilizado en la implementación. - Uso
- Es el uso de los servicios por parte de los empleados.
Los empleados comienzan a explorar y a disfrutar la tecnología implementada, pero el entrenamiento está basado en la experiencia personal y no en un aprendizaje contextual que les permita establecer ejemplos de escenarios en los cuales las nuevas capacidades o funcionalidades deberían ser utilizadas. En esta fase es difícil explotar una oportunidad de mejora si nunca se ha presentado durante el desenvolvimiento normal de sus actividades. - Adopción
- Es el uso habitual y profundo que brinda valor tangible al empleado, a una línea de negocios y a la organización.
El uso de las soluciones implementadas comienza a tomar ritmo y se comienzan a desarrollar hábitos en el comportamiento, que tienen un impacto muy significativo en la productividad individual y organizacional, así como en las vidas personales. Por eso, es muy importante para las organizaciones activar y gestionar los hábitos adecuados en la fase de adopción. - Proficiencia
- Es la fase donde las personas cambian sus comportamientos y potencian la solución.
Mientras durante la fase de adopción la atención está dirigida a cambiar el comportamiento de los empleados, alcanzar la "proficiencia" (un alto nivel de habilidad o expertise) implica asegurar que las personas de una empresa puedan usar todas las capacidades requeridas para maximizar la inversión en IT. Esto incluye la inspección de cada aspecto de la forma en que se realiza el trabajo, considerando los individuos, los equipos de trabajo, las comunidades y la organización como un todo en su relación con clientes, socios de negocios y personas de interés.
El camino a la transformación digital es también una oportunidad para la transformación de los procesos de negocios. Cambiar la forma de trabajo requiere también la creación de nuevas políticas, así como cambios en las políticas existentes, tales como el trabajo remoto, el uso de dispositivos personales para trabajar, la gestión, privacidad y retención de los datos, las comunicaciones digitales y muchos más.
Modern Collaboration Architecture
Bajo esta perspectiva de generar comportamientos que permitan mejorar la colaboración, la comunicación y la gestión de la información por parte de individuos, equipos, comunidades y empresa como un todo, Microsoft ha desarrollado su visión de la Arquitectura de la Colaboración Moderna o MOCA (por las siglas en inglés de Modern Collaboration Arquitecture ). Microsoft ha diseñado MOCA para alcanzar dos metas claves:
- Ayudar a las personas a gestionar el cambio en la cultura digital dentro de las organizaciones mediante el entendimiento de las dinámicas que deben ser atendidas por los individuos, los equipos de trabajo, las comunidades y, finalmente, la organización.
- Responder la pregunta "¿Qué herramienta debo usar en cada escenario?", demostrando cómo las diferentes aplicaciones y servicios de Microsoft 365 son integralmente diseñados para brindar una experiencia de colaboración unificada en toda la empresa.
En el siguiente video (en inglés), identificará las principales características de la Modern Collaboration Architecture de Microsoft, que son exploradas más adelante en este artículo del blog de BeProductive365.
MOCA está basada en la descripción de cuatro áreas de productividad para el uso de Teams, SharePoint, Yammer y el resto de los servicios y aplicaciones de Microsoft 365:
- La productividad individual.
- La productividad de los equipos.
- La habilitación de comunidades.
- La productividad organizacional.
En el siguiente diagrama se representa la relación entre estas distintas perspectivas de la productividad.
Modern Collaboration Architecture
(fuente: Adaptación propia)
Una organización exitosa en la transformación del espacio de trabajo moderno necesita atender las cuatro áreas de manera conjunta. La arquitectura propuesta por Microsoft es la piedra fundamental para la implementación de cualquier programa de cambio focalizado en el incremento de la productividad en una empresa que utiliza Microsoft 365.
Productividad individual
Las organizaciones contratan personas por sus habilidades, experiencia y excelencia en lo que hacen, aplicando su propio criterio sobre como encajan en los equipos de trabajo. La plataforma Microsoft 365 está diseñada para que puedan enfocarse en aplicar y organizar sus habilidades y experiencias específicas.
Para alcanzar una total efectividad en la aplicación de su expertise y experiencia, los individuos también necesitan:
- Roles y responsabilidades claramente definidos.
- Un responsable o supervisor.
- Indicadores de performance que sean medidos con regularidad para determinar la eficacia del empleado en su rol.
- Entrenamiento regular utilizando el método 70-20-10 (el 70% de aprendizaje mientras se trabaja, 20% de aprendizaje de cursos internos y 10% de entrenamiento basado en fuentes externas de capacitación).
En el siguiente gráfico se puede observar la forma en que ciertas aplicaciones de Microsoft 365 habilitan las capacidades requeridas por los individuos para ser productivos:
Productividad individual
(fuente: Adaptación propia)
Productividad del equipo de trabajo
Los individuos pueden lograr grandes cosas por sí mismos, pero la habilidad para lograr un impacto real crece exponencialmente a medida que trabajan con otras personas como parte de un equipo. Un equipo se define como un grupo de individuos con actividades interdependientes, que trabajan juntos en la persecución de un objetivo común.
El éxito de los equipos de trabajo depende de ciertas características, como las siguientes:
- Objetivos y resultados claros para el equipo de trabajo.
- Responsabilidad del líder sobre los resultados del equipo.
- Membresías basadas en la experiencia requerida.
- Roles y responsabilidades definidas para cada miembro del equipo.
- Entendimiento de la interdependencia y marcos temporales del trabajo.
- Procesos del equipo de trabajo bien definidos y entendidos por sus miembros.
En el siguiente gráfico se representa las aplicaciones de Microsoft 365 en relación a las principales capacidades de un equipo de alta performance que potencie las habilidades individuales de sus miembros para que sean aplicadas de forma sistemática (a través de los procesos del equipo) y se logren los resultados esperados.
Productividad del equipo de trabajo
(fuente: Adaptación propia)
Habilitación de comunidades
Las comunidades dentro de las empresas facilitan a los empleados concentrar y compartir experiencia e ideas dentro de la organización. Adicionalmente, proveen un solo espacio para que las personas innoven, aprendan y desarrollen relaciones profesionales, expendiendo su red de aprendizaje desde las 10 o 15 personas con las que trabajan regularmente a toda la compañía.
Hay diferentes tipos de comunidades que las organizaciones pueden potenciar:
- Centro de Excelencia o COE (por sus siglas en inglés, Center of Excellence): un grupo de expertos en un tópico específico (como tácticas de ventas, habilidades avanzadas de Excel, grupos de trabajo especializados, etc.).
- Comunidades de noticias: un grupo de individuos que desean estar informados en ciertos tópicos, reemplazando las tradicionales listas de distribución de correo electrónico.
- Comunidades sociales: un grupo de individuos que tienen un interés social, que se mantienen unidos (incluso de forma virtual) con independencia de su relación laboral o ubicación geográfica.
Yammer es la principal plataforma de Microsoft 365 para desarrollar comunidades y, en tal sentido, no solo debería ser considerada una plataforma "social", sino una "plataforma para la gestión de comunidades". Al establecer una comunidad en el entorno laboral, es importante asegurar lo siguiente:
- Objetivos claros y bien definidos.
- Un líder o administrador del grupo que asuma la responsabilidad sobre la comunidad.
- Libertad de los individuos para unirse, retirarse o contribuir.
- Eliminación de las restricciones a los miembros en comunidades públicas.
- Membresía aprobada por los administradores en comunidades privadas.
- Roles y responsabilidades bien definidos para líderes, facilitadores y participantes de la comunidad.
- Procesos comunitarios adecuadamente definidos y conocidos por los miembros.
- Sin limitaciones de tamaño, ya que cuanto más grande la comunidad, existirá una mayor cantidad de perspectivas.
Las comunidades ayudan a los individuos a crear, innovar, compartir y encontrar información relevante más rápidamente, mejorando la experiencia del empleado y contribuyendo a su retención.
A continuación se presenta un gráfico con las principales capacidades de una comunidad y las aplicaciones de Microsoft 365 que pueden ayudarlo a desarrollarlas.
Habilitación de comunidades
(fuente: Adaptación propia)
Productividad organizacional
El foco en la productividad organizacional comienza realmente cuando sus líderes quieren desarrollar una cultura de colaboración global, una comunicación efectiva y la mejora continua de sus procesos. Esta es una de las oportunidades de la organización para concentrar sus esfuerzos en las actitudes, comportamientos y habilidades adecuadas, habilitadas por ciertas capacidades principales mediante el uso de la tecnología correcta.
Estas capacidades centrales, que en el siguiente gráfico se muestra en relación a ciertos servicios y aplicaciones de Microsoft 365, son utilizadas para el beneficio de los individuos, los equipos y las comunidades.
Productividad organizacional
(fuente: Adaptación propia)
Un programa de adopción de un espacio de trabajo moderno debe implementar simultáneamente elementos de las cuatro áreas de productividad: individuos, equipos de trabajo, comunidades y organización.
Comunicaciones
Finalmente, las empresas deben considerar qué capacidades de los servicios que brinda la tecnología ayudan a la velocidad y claridad de las comunicaciones, así como la forma en que los equipos y grupos de trabajo pueden construir un esquema de colaboración que respalda un flujo más claro de información y comunicación, a pesar de trabajar a menudo de manera sincrónica.
Microsoft 365 es un gran facilitador de las comunicaciones dentro de una organización, con aplicaciones y servicios como Teams, Yammer, el correo electrónico, los sitios de comunicación de SharePoint, Streams y otras. A veces elegir la herramienta adecuada para satisfacer el tipo de comunicación correcto puede parecer confuso.
Como se mostró en algunos videos previos, la forma en que las personas dirigen su atención es importante y es necesario también observar las diferentes dinámicas en la empresa (individuos, equipos, comunidades y organización). En el siguiente video (en inglés), podrá obtener algunas claves para utilizar el canal correcto y crear un flujo de comunicación efectivo dentro de su compañía.
Cuente con nosotros
En BeProductive365 estamos trabajando en la aplicación del modelo de Modern Collaboration Architecture y contamos con un equipo de profesionales que podrán ayudarlo a implementar de manera consistente los servicios y aplicaciones de Microsoft 365 en todas las dimensiones de su empresa, para incrementar la productividad individual y de los equipos de trabajo, desarrollar las comunidades de interés y aumentar la eficiencia de la organización como un todo.
Estamos a su disposición para concertar una cita y comprender sus necesidades. Juntos podremos analizar cómo aplicar los distintos servicios de nuestra empresa en los desafiantes escenarios que propone el proceso de transformación digital de su organización.