Microsoft Teams
10/01/2021
Dataverse for Teams
24/01/2021Microsoft Teams
10/01/2021Dataverse for Teams
24/01/2021Microsoft Dataverse
¿Qué es Microsoft Dataverse?
A partir de noviembre de 2020 y como parte de una estrategia global para integrar aún más las soluciones desarrolladas con Power Platform con Teams, Microsoft cambió el nombre de Common Data Service (CDS) a Microsoft Dataverse . Puede ver el anuncio aquí.
Microsoft Dataverse es una solución basada en la nube que estructura fácilmente una amplia variedad de datos y lógica empresarial para permitir la creación de aplicaciones y procesos interconectados de manera segura y compatible. Administrado y mantenido por Microsoft, Dataverse está disponible a nivel mundial pero implementado geográficamente para cumplir con las potenciales exigencias de residencia de datos de algunas empresas o países.
En tal sentido, no está diseñado para su uso independiente en servidores propios (on-premise), por cuanto es necesaria una conexión a Internet para acceder y utilizar sus características.
Desde su origen con el nombre Common Data Service, Microsoft Dataverse fue originalmente pensado para convertirse en un repositorio central de los datos de negocios. Impulsa muchas de las soluciones de Microsoft Dynamics 365 como Field Service, Marketing, Customer Service y Sales.
También está disponible como parte de Power Apps y Power Automate, con una solución de conectividad nativa ya incorporada. Otras capacidades de Power Platform, como AI Builder y Portals, también utilizan Dataverse.
Microsoft Dataverse y Power Platform
(fuente: Microsoft Learn)
Microsoft Dataverse permite almacenar y administrar de forma segura los datos que utilizan las soluciones de negocios como aplicaciones y flujos de trabajo, dentro de un conjunto de tablas. Una tabla es un conjunto de filas (antes denominadas registros) y columnas (antes denominadas campos o atributos).
Cada columna de la tabla está diseñada para almacenar un cierto tipo de datos (por ejemplo, nombre, edad, salario, etc.). Al estar basada en el Common Data Model (CDM), Microsoft Dataverse incluye un conjunto básico de tablas estándar que cubren escenarios típicos, aunque también se pueden crear nuevas tablas personalizadas para una organización o extender las existentes.
Microsoft Dataverse está basada en el Common Data Model (CDM), un diseño lógico que incluye un conjunto de entidades y relaciones estandarizadas, extensibles y de código abierto. El Common Data Model es patrocinado por Microsoft. Adobe y SAP a través de la Open Data Initiative.
Capacidades
Las funcionalidades de Dataverse son muy amplias y se pueden agrupar en una serie de categorías como Seguridad, Lógica, Datos, Almacenamiento e Integración.
Capacidades de Microsoft Dataverse
(fuente: mejorada de Microsoft Docs)
Seguridad
La autenticación de Dataverse está basada en Azure Active Directory (Azure AD) para permitir el acceso condicional y la autenticación multifactor, entre otras posibilidades. Microsoft Dataverse admite la autorización hasta el nivel de fila y de campo y proporciona amplias capacidades de auditoría.
Lógica
Dataverse permite definir fácilmente reglas de negocios al nivel de datos, para que sean aplicadas para todos los usuarios con independencia de la forma en que interactúan con la información. Las reglas pueden utilizarse para la detección de duplicados, flujos de trabajo, etc.
Datos
Microsoft Dataverse ofrece el control para descubrir, modelar, validar y generar información a partir de los datos. Estas posibilidades garantizan a las empresas que los datos se vean de la forma deseada, independientemente de cómo y dónde sean utilizados.
Almacenamiento
Dataverse almacena los datos físicos en la nube de Azure, resolviendo todas las preocupaciones de seguridad y escalabilidad, que son administradas por Microsoft.
Integración
Microsoft Dataverse se puede conectar de diferentes formas para respaldar las necesidades comerciales. Las API, los webhooks, los eventos y las exportaciones de datos brindan flexibilidad a la hora de registrar y obtener datos.
En definitiva, Dataverse es una solución basada en la nube muy poderosa para almacenar y trabajar con los datos de su empresa. En las siguientes secciones podrá observar las principales características y beneficios de utilizar Microsoft Dataverse.
Diferencias con Common Data Service
Desde noviembre de 2020, se actualizaron algunos términos en Dataverse para que sean más intuitivos y su uso sea más productivo. Las actualizaciones en la terminología que actualmente se están implementando en Power Platform, son las siguientes:
| Término anterior | Nuevo término |
|---|---|
| Entidad, entidades | Tabla, tablas |
| Campo, campos Atributo, Atributos | Columna, columnas |
| Registro, registros | Fila, filas |
| Conjunto de opciones, conjuto de opciones múltiples Lista de opción, listas de opciones | Opción, opciones |
| Dos opciones | Sí/No |
¿Por qué usar Dataverse?
Principales beneficios
Las tablas estándar y personalizadas de Dataverse brindan una opción de almacenamiento segura y basada en la nube para los datos empresariales. Las tablas permiten crear una definición de los datos utilizados por aplicaciones y otras soluciones centrada en el negocio de su organización.
Entre otros beneficios de Microsoft Dataverse cabe destacar los siguientes:
- Fácil de administrar: tanto los metadatos como los datos se almacenan en la nube, por cuanto no es necesario preocuparse por la arquitectura de la información.
- Fácil de proteger: los datos se almacenan de forma segura para que solamente los usuarios con los privilegios apropiados puedan accederlos, a través de un modelo de seguridad basado en roles que brinda mucha flexibilidad y protección en el acceso a las tablas.
- Acceso a los datos de Dynamics 365: alguna de las aplicaciones de Dynamics 365 utilizan Dataverse para almacenar los datos, lo cual permite la creación rápida de aplicaciones con Power Apps que extiendan las funcionalidades de Dynamics 365.
- Metadatos enriquecidos: toda la información de los datos (sus tipos, relaciones, reglas) se pueden utilizar directamente en Power Apps.
- Lógica y validación: se pueden definir columnas calculadas, reglas de negocios, flujos de trabajo y procesos comerciales para garantizar la calidad de los datos y la consistencia de los procesos sin importar las soluciones o aplicaciones que utilicen Microsoft Dataverse.
- Herramientas de productividad: las tablas están disponibles como complementos de Microsoft Excel, para garantizar la accesibilidad de los datos con herramientas conocidas y aumentar la productividad de los usuarios.
Trabajar con cualquier tipo de datos
La creación de una aplicación generalmente involucra datos de más de una fuente. Aunque esto a veces se puede hacer a nivel de la aplicación, hay casos en los que la integración de estos datos en una repositorio común permite una experiencia de creación de aplicaciones más sencilla y un único conjunto de lógica para mantener y operar sobre los datos. Dataverse permite que los datos se integren desde múltiples orígenes, que luego se pueden usar en Power Apps, Power Automate, Power BI y Power Virtual Agents junto con los datos que ya están disponibles en las aplicaciones de Dynamics 365 de relacionamiento con clientes.
Dataverse incorpora las categorías principales de tecnologías de datos que necesita una organización: relacional, no relacional, archivo, imagen, búsqueda y laguna de datos (data lakes). Incluye además un conjunto de diseñadores visuales para crear, editar e interactuar con esos datos, facilitando la definición de tablas, relaciones, reglas de negocios, procesos de negocios, formularios y flujos de trabajo para representar los modelos de datos de las organizaciones.
Microsoft Dataverse está integrada con los principales servicios en la nube de Microsoft como Azure, Dynamics 365 y Microsoft 365. Adicionalmente, con los conectores de Power Automate y Azure Logic Apps, Dataverse se puede integrar fácilmente a los dispositivos, aplicaciones, sistemas, servicios y ofertas populares de SaaS que utilizan otros datos de las empresas.
En tal sentido, brinda una amplia gama de escenarios de integración empresarial, desde la recuperación de los datos de una hoja de cálculo o el archivo adjunto de un correo electrónico hasta escenarios emergentes como el uso de datos de Dataverse en una red blockchain. Estos esfuerzos de integración, que antes se medían en días y semanas, ahora a menudo se pueden medir en horas y minutos gracias a las facilidades de configuración o las herramientas de low-code/no-code.Además de brindar la capacidad de crear datos o importarlos desde otros sistemas, Dataverse también admite tablas virtuales. Las tablas virtuales permiten especificar una fuente de datos externa para que parezca existir en Dataverse y se puedan ejecutar operaciones de datos en tiempo real.
Trabajar con cualquier tipo de aplicación
Cuando una organización desea crear una nueva aplicación, puede obtener ganancias de productividad adicionales mediante el uso de Dataverse con Power Apps. Power Apps permite utilizar los metadatos incluidos en Dataverse de varias maneras para asistir a los usuarios en la creación rápida de aplicaciones atractivas, seguras y escalables, disponibles en equipos de escritorio, web, móviles y en Microsoft Teams.
Las empresas que usan Power Apps pueden desarrollar rápidamente aplicaciones móviles para iOS y Android. También puede aprovechar la funcionalidad offline de Dataverse, que permite que las aplicaciones recopilen, consulten e interactúen con datos cuando los dispositivos están sin conexión.
Para las organizaciones que desean integrar datos de Dataverse en aplicaciones existentes o escribir nuevas aplicaciones mediante el uso de código personalizado (custom code), Microsoft Dataverse proporciona una potente API basada en REST, un SDK para desarrolladores y una lista creciente de ejemplos para escenarios habituales.
También puede utilizar Dataverse en aplicaciones basadas en bots que ofrecen diálogos intuitivos e interactivos con empleados, socios y clientes. Ya sea que estén integrados en Power Apps o a través de código custom, los chatbots se pueden crear rápidamente mediante Power Virtual Agents utilizando la tecnología de datos de Dataverse.
El objetivo de que Dataverse funcione con cualquier aplicación significa que también debe funcionar con las herramientas más utilizadas. En tal sentido, Microsoft Dataverse está integrado con herramientas populares como Excel, Outlook, aplicaciones de relacionamiento con el cliente de Dynamics 365, Power BI Desktop, Power Query, Azure Data Factory, Data Export Service y SQL Server Management Studio.
Analíticas y reportes
Dataverse se puede utilizar para obtener conocimientos e impulsar la acción empresarial mediante análisis e informes de los datos almacenados, ya que incluye variedad significativa de formas de entregar datos, información y conocimientos a los tomadores de decisiones.
Dataverse incluye la capacidad de crear gráficos rápidos e informes paginados. Los datos en Dataverse también se pueden usar con Power BI para crear informes (reports) y paneles (dashboards) enriquecidos que permiten al usuario interactuar con la información.
Para las empresas interesadas en emplear Inteligencia Artificial (IA) para analizar sus datos, AI Builder puede brindar a todos los miembros de la organización, independientemente de su experiencia técnica, la posibilidad de agregar capacidades de IA a los flujos de los procesos comerciales creados y utilizados en aplicaciones de Power Apps. Como integrante de la familia Microsoft Power Platform, AI Builder incluye seis modelos de IA prediseñados que se pueden usar en Power Automate y Power Apps para evaluar datos almacenados en Dataverse.
Para admitir análisis avanzados y aprendizaje automático, Dataverse incluye un lago de datos administrado (managed data lake). Los datos dentro del data lake se pueden utilizar para ejecutar informes de Power BI, aprendizaje automático, almacenamiento de datos y otros procesos de datos posteriores.
Análisis de datos con Microsoft Dataverse
(fuente: Microsoft)
Uno de los beneficios de que los datos estén en un espacio de almacenamiento como Azure Data Lake, es que las organizaciones pueden aprovechar Azure Synapse Analytics. Este servicio puede ofrecer una mayor productividad a las empresas al integrar el almacenamiento de datos empresariales, la exploración y orquestación code-free de esos datos, motores de bases de datos como SQL Server con la inteligencia artificial.
Lógica y validación
Cuando desarrolla una aplicación, se pueden utilizar tablas estándar, tablas personalizadas o ambas.
Microsoft Dataverse proporciona tablas estándar de forma predeterminada, diseñadas de acuerdo con las mejores prácticas con el objetivo de capturar los conceptos y escenarios más comunes dentro de una organización. La funcionalidad de las tablas estándar se puede ampliar creando una o más tablas personalizadas para almacenar información que es exclusiva de una empresa.
Las tablas dentro de Dataverse pueden aprovechar ciertas capacidades como la lógica y validación de los datos fuera de la aplicación, para reducir la repetición de código en las soluciones que utilizan esos datos. Microsoft Dataverse permite configurar diferentes reglas de negocios para validar los datos en varias columnas y tablas, con mensajes de advertencia y error que son independientes de la aplicación utilizada para crear los datos.
Los flujos de procesos de negocios (business process flows) guían a los usuarios para garantizar que ingresen datos de manera consistente y sigan los mismos pasos en todas las situaciones. Actualmente, los flujos de procesos comerciales solo son compatibles con aplicaciones de Power Apps basadas en modelos (model-driven apps).
Los flujos de trabajo le permiten automatizar los procesos comerciales sin la interacción del usuario. En tal sentido, se pueden ejecutar flujos de trabajo de Power Automate desde los procesos comerciales implementados en Microsoft Dataverse.
Finalmente, Dataverse admite escenarios más complejos en los que desarrolladores avanzados pueden extender la aplicación directamente a través de la programación con diferentes tecnologías disponibles (plug-ins, extensiones de flujo de trabajo, etc.).
Seguridad
Microsoft Dataverse utiliza un modelo de seguridad enriquecido para proteger la integridad de los datos y la privacidad de los usuarios mientras facilita el acceso a los datos y promueve la eficiencia en la colaboración. Se pueden combinar diferentes esquemas de seguridad para definir el acceso general a la información por parte de los usuarios: seguridad basada en unidades de negocio, roles, filas o columnas).
Dataverse utiliza un esquema de seguridad basado en roles para agrupar una colección de privilegios. Estos roles de seguridad se pueden asociar directamente con usuarios de Azure Active Directory (Azure AD) o se pueden asociar con equipos y unidades de negocio de Dataverse.
En Dataverse, las filas individuales se pueden compartir una por una con otro usuario. Debido a que el control de acceso a nivel de fila no es adecuado para algunos escenarios comerciales, Microsoft Dataverse tiene una función de seguridad a nivel de columna para permitir un control más granular de la seguridad.
Dataverse también incluye dos modelos de seguridad que se pueden usar para administrar los privilegios de acceso según las jerarquías: la jerarquía del gerente y la jerarquía del puesto. Dado que Dataverse se basa en Azure, se beneficia de las potentes tecnologías de seguridad de la plataforma para preservar la confidencialidad, tales como el cifrado de datos en reposo y en tránsito.
Cumplimiento
El Cumplimiento (Compliance) es una preocupación clave para las organizaciones. Microsoft se relaciona regularmente con docenas de reguladores en todo el mundo, por lo que las organizaciones pueden estar seguras de que los datos colocados en Dataverse se mantienen de acuerdo con estrictas salvaguardas de la industria. Microsoft Dataverse cumple con numerosos estándares y el cumplimiento se verifica mediante auditorías y certificaciones de terceros.
Backups
Dataverse proporciona dos tipos de copias de seguridad: copias de seguridad automáticas (denominadas copias de seguridad del sistema) y copias de seguridad manuales.
Las copias de seguridad del sistema respaldan todos los entornos y se llevan a cabo de forma automática y continua, utilizando Azure SQL como motor de datos.
Las copias de seguridad del sistema para entornos de producción que se han creado con una base de datos y tienen una o más aplicaciones de Dynamics 365 instaladas se conservan durante 28 días. Las copias de seguridad del sistema para entornos de producción que no tienen aplicaciones de Dynamics 365 implementadas se conservan durante 7 días, al igual que las copias de seguridad del sistema para entornos de espacio aislado (sandbox).
Las copias de seguridad manuales son iniciadas por el usuario, generalmente antes de realizar un cambio de personalización significativo o de aplicar una actualización de versión. Se pueden realizar copias de seguridad manuales de los entornos del tipo sandbox y de producción.
Las copias de seguridad de los entornos de espacio aislado se conservan durante 7 días, mientras que las copias de seguridad manuales para entornos de producción que se han creado con una base de datos y tienen una o más aplicaciones de Dynamics 365 instaladas se conservan durante 28 días. Las copias de seguridad manuales para entornos de producción que no tienen aplicaciones de Dynamics 365 implementadas se retienen durante 7 días.
No hay límite para la cantidad de copias de seguridad manuales que se pueden realizar, y las copias de seguridad manuales no cuentan para los límites de almacenamiento. Es importante destacar que tanto las copias de seguridad automáticas como las manuales solo se pueden restaurar en un entorno que se encuentre en la misma región de centro de datos en la que se realizó la copia de seguridad.
Regiones de centros de datos
Debido a que muchas organizaciones hacen negocios a nivel mundial, sus necesidades de datos también son de naturaleza global. Microsoft Dataverse se encuentra implementado y admitido en regiones de todo el mundo (puede ver las regiones de los centros de datos aquí).
Dynamics 365 y Dataverse
Las aplicaciones de Dynamics 365 como Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service o Dynamics 365 Talent también usan Microsoft Dataverse para almacenar y proteger los datos. Esto permite a las organizaciones crear aplicaciones utilizando Power Apps y Dataverse para acceder directamente a sus datos empresariales centrales sin necesidad de integración.
Dataverse for Teams
Microsoft Dataverse para Teams ofrece una plataforma de datos para el desarrollo de aplicaciones low-code integradas a Microsoft Teams. Proporciona almacenamiento de datos relacionales, tipos de datos enriquecidos y gobierno de datos a nivel empresarial para implementar fácilmente aplicaciones en el ámbito de un equipo de Teams (o un Grupo de Microsoft 365).
Podemos ayudarlo
En BeProductive365 contamos con profesionales especializados en Power Platform y Dynamics 365 para ayudarlo en la implementación de Microsoft Dataverse y en la extensión de las capacidades de la suite de negocios Microsoft Dynamics 365, así como en el desarrollo de aplicaciones de negocios personalizadas.