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10/01/2021Microsoft Teams
10/01/2021Microsoft Lists
En mayo de 2020, Microsoft anunció Microsoft Lists , una aplicación de Microsoft 365 pensada para el seguimiento de la información y la organización del trabajo de los usuarios. Las listas de Microsoft Lists, simples, inteligentes y flexibles, permiten realizar el seguimiento de problemas, activos, rutinas, contactos, inventarios y más, mediante vistas personalizables y reglas inteligentes para mantener a todos los usuarios sincronizados.
Microsoft Lists está compuesto por:
- Microsoft Lists (aplicación web): con las aplicaciones se pueden crear nuevas listas, compartir y acceder a las listas favoritas y recientes en una sola ubicación.
- Integración con Microsoft Teams: se pueden crear listas o embeber listas existentes directamente en un canal de Teams, combinándolas con conversaciones laterales para mejorar la colaboración, la comunicación y la productividad.
- Plantillas de listas predefinidas, incluyendo estructura, formularios, vistas y formatos preconfigurados para cubrir escenarios comunes para los usuarios.
- Vistas personalizables, reglas inteligentes y facilidades para compartir información: con Microsoft Lists, además de visualizar la información de diferentes formas, se pueden construir reglas si/entonces y compartirlas con usuarios, Grupos de Microsoft 365 o Microsoft Teams.
Aplicación web
La aplicación web de Microsoft Lists cuenta con una página principal, un lugar central para ver y administrar todas las listas. Las listas se pueden crear fácilmente desde cero o utilizando alguna de las plantillas existentes; también se pueden crear listas de Microsoft Lists a partir de listas existentes o importando datos de tablas de Excel.
En la aplicación se pueden ver todas las listas favoritas y aquellas que fueron utilizadas recientemente, sin importar la forma en que fueron creadas, si el usuario es el propietario o se trata de listas que han sido compartidas con él. Las listas se pueden compartir con usuarios o equipos, simplificando la gestión de la seguridad de los datos administrados.
Página principal de Microsoft Lists
(fuente: Microsoft)
Microsoft Teams Microsoft Lists
Microsoft Lists es una herramienta de gestión personal, pero también se puede utilizar como un medio de colaboración entre personas de un equipo. Se puede utilizar Microsoft Teams para trabajar de manera colaborativa en listas, usando las vistas flexibles de cuadrículas, tarjetas y otras.
Las listas se pueden agregar a un canal de Teams, aunque también se pueden crear directamente desde la aplicación. El contenido de las listas aparece en el canal, permitiendo la colaboración inmediata a través de conversaciones paralelas en una experiencia integrada en el cliente de Microsoft Teams.
Lista de Microsoft Lists en Teams
(fuente: Microsoft)
No solo se pueden agregar listas existentes en una pestaña de un canal de Teams, también se puede refinar el contenido agregando nuevas columnas, definiendo opciones en un menú desplegable, creando vistas nuevas con filtros personalizados y reglas, editando enlaces para compartir, siempre con el objetivo de garantizar la productividad del equipo. Todo dentro de Microsoft Teams.
Creación de listas en Microsoft Teams
(fuente: Microsoft)
Plantillas de listas
El equipo de Microsoft Lists ha diseñado plantillas adaptadas a casos de uso específicos, como el seguimiento de problemas, la incorporación de nuevas contrataciones, la gestión del itinerario de un evento, la gestión de activos y mucho más. Estas plantillas vienen con una estructura básica, formato, formularios, formato condicional y todo lo que un usuario necesita para comenzar rápidamente el trabajo y modificar las plantillas para incorporar las funcionalidades específicas requeridas.
Plantillas de listas de Microsoft Lists
(fuente: Microsoft)
Además de las plantillas, existen otras dos formas de ahorrar tiempo para crear listas. Se pueden crear listas de Microsoft Lists a partir de una lista existente, heredando la estructura y el formato.
También es posible crear una lista desde Microsoft Excel, importando los datos de la tabla de Excel mientras el usuario elige la mejor forma de representar la información.
Vistas, reglas y formas de compartir
Las listas se pueden personalizar para ayudar no solo a dar seguimiento a los elementos y a la información, sino a presentarla de una forma clara y visualmente atractiva. Existen cuatro vistas predeterminadas al configurar una lista: lista, cuadrícula, galería y calendario.
La cuadrícula es el estilo principal que se ve al crear una lista por primera vez y está compuesta principalmente por filas y columnas que se pueden configurar y reordenar. La cuadrícula es la mejor opción cuando se desea que la información de la lista sea editada fácilmente.
La lista es similar a la cuadrícula, pero sin las capacidades de edición de point-and-click: es la vista con la que los usuarios de listas de SharePoint estarán más familiarizados. La galería, por el otro lado, es una excelente manera de resaltar listas que incluyen imágenes: está compuesta por tarjetas configurables que pueden mostrar todos o algunos de los atributos de los elementos de la lista. Finalmente, cuando la información incluye fechas, la mejor forma de visualizar todos los elementos es usar la vista de calendario.
Las listas de Microsoft Lists permiten ajustar la forma en que aparece la información en las vistas mediante el uso del "formato condicional". Por ejemplo, puede cambiar el color de relleno de fondo de un elemento a naranja cuando el estado es "En revisión" y a verde cuando el estado es "Aprobado". El fondo, el color de la fuente y los íconos cambian dinámicamente cuando se cumplen los criterios especificados en las reglas condicionales.
Vista de Galería en Microsoft Lists
(fuente: Microsoft)
Construir esas reglas es fácil. Se pueden elegir estados y cambios de valor para enviar notificaciones a personas o modificar atributos mediante la programación en otras partes de la lista. Por ejemplo, las reglas sirven para para establecer recordatorios para mantener a todos informados.
Reglas de Microsoft Lists
(fuente: Microsoft)
Ya sea que una lista sea corta o larga, simple o compleja, es importante trabajar con otros y hacerlo de una manera eficiente y manejable. Las listas de Microsoft Lists se pueden compartir con permisos de edición o de solo lectura.
También se pueden compartir elementos individuales, permitiendo o deshabilitando la capacidad de editar, establecer una fecha de vencimiento o requerir una contraseña antes de otorgar acceso. Una vez que se ha compartido una lista o un elemento, los invitados pueden agregar comentarios.
Funcionalidades para compartir listas de Microsoft Lists
(fuente: Microsoft)
Aprenda más sobre Microsoft Lists
A continuación se presentan algunos videos de mayor duración explicando las características y funcionalidades de Microsoft Lists:
Primera impresión de Microsoft Lists
Microsoft Lists es una aplicación de Microsoft 365 que le ayuda a realizar un seguimiento de la información y organizar el trabajo. Las listas son simples, inteligentes y flexibles, por lo que puede estar al tanto de lo que más le importa a su equipo. Este video destaca toda la innovación de nuevos productos revelada en Microsoft Build 2020 (19 y 20 de mayo).
Comience a trabajar con Microsoft Lists
Microsoft Lists es una aplicación de Microsoft 365 que le ayuda a realizar un seguimiento de la información y organizar el trabajo. En este video se explora con mayor profundidad las principales capacidades de Microsoft Lists.
Webinar sobre Microsoft Lists
Microsoft Lists es su aplicación de seguimiento de información inteligente en Microsoft 365. En este video, los ingenieros creadores de Microsoft Lists le explicarán como utilizar las listas de Microsoft, desde el inicio a partir de una plantilla, la incorporación de elementos y el uso del formato condicional, las reglas y las funciones clave de colaboración.
Listas de SharePoint
Millones de usuarios de SharePoint se han beneficiado del uso de listas a lo largo de los años. Microsoft Lists se basa en esa plataforma de información, pero con nuevas experiencias y capacidades.
Todas las listas, incluyendo las que actualmente están implementadas en sitios de SharePoint, se beneficiarán de todas las innovaciones de Microsoft Lists. Además, el valor de las integraciones existentes con Power Platform permiten personalizar los formularios de las listas con Power Apps y diseñar flujos de trabajo complejos con Power Automate. Para los desarrolladores, el poder y el valor de la API de Microsoft Lists amplía las posibilidades de desarrollar soluciones personalizadas conectando los datos de las listas a través de Microsoft Graph.
Las nuevas listas de Microsoft Lists son relativamente similares a las listas de SharePoint, pero con algunas extensiones y personalizaciones que paulatinamente serán incorporadas a las funcionalidades de SharePoint. La principal diferencia radica que, mientras la listas en SharePoint están siempre asociadas a un sitio, las listas de Microsoft Lists son más flexibles y ubicuas, atravesando a toda la organización.
Por último, las listas de SharePoint se utilizan principalmente para almacenar datos en un ámbito reducido, mientras que Microsoft Lists incluye ciertos aspectos de interacción social y colaboración como la integración con Microsoft Teams y la posibilidad de comentar sobre determinados elementos de la lista.
Roadmap de Microsoft Lists
La mayoría de las características mencionadas están disponibles desde el lanzamiento de Microsoft Lists a mediados del año 2020. Sin embargo, Microsoft tiene un plan muy ambicioso para incorporar nuevas funcionalidades hacia el primer trimestre del año 2021.
El plan de desarrollo de Microsoft 365 (Microsoft 365 Roadmap) permite obtener las últimas actualizaciones de las aplicaciones de productividad y los servicios en la nube de Microsoft. Es una herramienta de mucha utilidad para planificar la adopción de los cambios en Microsoft 365.
Todas las capacidades de Microsoft Lists implementadas, en proceso de implementación y en desarrollo se pueden consultar en el roadmap de Microsoft 365. En esta sección se enuncian y/o describen algunas de ellas, aunque debido al carácter dinámico y evolutivo de las aplicaciones y servicios de Microsoft 365, desde BeProductive365 recomendamos consultar el plan de desarrollo específico de Microsoft Lists.
Implementadas
Las características de Microsoft Lists implementadas al momento de escribir este artículo son las siguientes:
- El soporte para compartir listas personales.
- Experiencia mejorada en la edición de columnas de opción.
- Nueva experiencia de edición en una grilla.
Puede ver las capacidades de Microsoft Lists implementadas al leer este artículo aquí.
En implementación
Al momento de escribir este artículo, se están desplegando e implementando las siguientes capacidades de Microsoft Lists:
- Posibilidades de guardar una vista mientras se utiliza la edición rápida de una lista.
- Unificación de la experiencia para la creación de listas en SharePoint.
Puede ver las capacidades de Microsoft Lists en implementación al momento de leer este artículo aquí.
En desarrollo
Las funcionalidades futuras de Microsoft Lists al escribir el artículo son las siguientes:
- Experiencia mejorada en las columnas del tipo "Persona".
- Nueva vista de calendario para las listas.
- Personalización de formularios de listas.
- Fijación de la primera columna.
- Modificación de la experiencia de integración con Power Apps y Power Automate desde el menú de comandos.
- Creación de reglas simples del tipo "si/entonces" para enviar recordatorios y notificaciones.
- Vista de galería para listas de Microsoft Lists y listas/bibliotecas de SharePoint.
- Mejoras en la modificación de la configuración de una columna en la vista de edición rápida.
- Mejoras en la experiencia para columnas del tipo "Sí/No".
- Experiencias mejoradas para columnas con valores numéricos y símbolos de moneda.
- Claves visuales para identificar columnas de solo lectura.
- Mejoras en la navegación mediante el teclado en la grilla de edición rápida.
- Modo offline para listas de Microsoft Lists.
- Aplicación móvil de Microsoft Lists para iOS.
- Incorporación de comentarios y menciones en los elementos de una lista.
- Posibilidades de deshacer y rehacer cambios.
Las características de algunas de estas capacidades planificadas se pueden ver a continuación.
Modo offline
Las listas se podrán ver y editar, con o sin conexión a Internet. En cualquier estado, se podrá ordenar, filtrar, agrupar, agregar y ajustar elementos.
La tecnología subyacente que impulsará las listas sin conexión, llamada en código Projecto Nucleus, mejorará la experiencia del usuario cuando se encuentre conectado a Internet. Con esta mejora, las listas que funcionan sin conexión operarán contra una caché local de datos, por cuanto muchas operaciones como ordenar, filtrar, agrupar o desplazarse en una lista sucederán casi instantáneamente.
Aplicación móvil
La aplicación Lists para iOS brindará acceso móvil a las listas que posee y que se han compartido con cada usuario. Se podrán crear listas nuevas, editar elementos de listas y compartirlas fácilmente con otras personas.
La experiencia móvil de Microsoft Lists será similar a la versión web: se podrán crear listas utilizando plantillas, desde un archivo de Excel o desde una lista existente. La aplicación de Microsoft Lists para iPhone tendrá un beneficio adicional: permitirá la edición de listas fuera de línea y aprovecharán el modo "noche" de los dispositivos móviles.
La versión para Android se lanzará posteriormente.
@menciones
Los usuarios podrán captar la atención de sus compañeros sobre un elemento de una lista de Microsoft Lists simplemente mencionándolos en los comentarios. Las personas mencionadas recibirán una notificación y un enlace que los llevará directamente al elemento para revisar el comentario y tomar la acción solicitada.
Deshacer y rehacer
A medida que se trabaja en las filas y columnas dentro de Microsoft Lists se producirán errores. Las nuevas versiones de la aplicación facilitará la recuperación de la información a través de un nuevo botón para Deshacer la última acción (también existirá la posibilidad de rehacer un cambio).
Puede ver las capacidades de Microsoft Lists que se encuentran en desarrollo al momento de leer este artículo aquí.
Dataverse for Teams y Dataverse
Si las funcionalidades de Microsoft Lists son insuficientes para cubrir necesidades más exigentes en el ámbito de un Grupo de Microsoft 365 o de un equipo de Microsoft Teams, puede aprovechar las capacidades más evolucionadas de Dataverse for Teams.
Finalmente, si sus necesidades exceden el entorno restringido de un equipo y requieren funcionalidades de nivel empresarial, puede implementar sus soluciones de negocio utilizando Microsoft Dataverse. Microsoft Dataverse es la base fundamental de las aplicaciones de relacionamiento con clientes de Dynamics 365 y forma parte de Microsoft Power Platform, por cuánto no solo cubrirá los requerimientos de almacenamiento de datos sino también de inteligencia de negocios con Power BI, de digitalización de formularios y procesos con Power Apps y de automatización de tareas utilizando Power Automate.